En tant qu’intervenant extérieur, il était nécessaire d’obtenir la pleine mobilisation des directeurs en charge de la pédagogie pour fluidifier l’organisation des sessions de formation. Pour ce faire, Agyre a organisé des échanges avec l’ensemble des directeurs en amont de chacune des années d’expérimentation. Ils permettaient de définir le mode de fonctionnement le plus adéquat en fonction du CFA et du directeur.
D’une manière générale, la solution retenue a été la mise en place d’un reporting mensuel envoyé tous les premiers du mois à l’ensemble des directeurs adjoints. Ce rapport répertoriait de manière concise les interventions prévues pour le mois à venir. Ainsi, les directeurs pouvaient, en un seul clic, avoir accès à l’ensemble des formations prévues sur la période et l’historique des formations dispensées. En fonction des mois, certains cours devaient être annulés ou décalés pour correspondre à l’agenda des CFA (ex : vacances scolaires, programme ERASMUS, etc.). Dans ces cas-là, un échange téléphonique était directement prévu avec le directeur en charge de la pédagogie pour planifier une nouvelle intervention.
Ce mode de fonctionnement s’est révélé extrêmement pertinent durant toute la durée de l’expérimentation. En effet, sur les 75 sessions initialement prévues, 70 ont pu être réalisées. Ce système a été particulièrement apprécié des directeurs, car il facilitait la planification des calendriers formateur et améliorait la fluidité des échanges entre Agyre et les CFA.
